Tydliga mål, samarbete och flexibilitet
gav lyckad it-implementering
När Axfood gick över till en ny klientplattform möttes de av flera utmaningar som krävde att de bytte ut hårdvaran och implementerade ett nytt deploymentverktyg. Genom ett intensivt samarbete med Atea lyckades Axfood IT över förväntan.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 1/2011
Text Peter Wiklund Foto Linus Hallgren
På Kontors- ocH lageravdelningar hos dagligvarujätten Axfood finns cirka 1 700 datorer. Samtliga var fram till projektets början utrustade med Windows 2000 - en plattform som de hade använt i sex år.
- Plattformen hade blivit omodern och begränsningarna var tydliga, berättar Sara Washer, teamleader inom Lokalt Datastöd LDS på Axfood IT.
"Byt plattform!"
Internt kom allt fler önskemål om att byta plattform, inte minst för att det under de år som gått hunnit bli fler som arbetade med applikationerna över trådlösa nät.
- Det visade sig att det krävdes en kombination av
att byta och uppgradera hårdvara och implementera ett nytt
operativsystem, säger Kenneth Korpi, teamleader på Axfood IT
Leverans. Under våren 2008 började de därför, tillsammans med
Atea, att titta på hur de skulle gå till väga för att göra en
övergång till Windows Vista på ett smidigt sätt.
- En av utmaningarna var att skapa en ny standardisering av
arbetsplattformen, en andra generation.
Analys gav resultat
En annan uppgift var att se till att alla applikationer skulle fungera i det nya operativsystemet. Dessutom krävdes det en genomgång av hårdvaran, eftersom det behövs större datorkapacitet för att köra Vista.
- I det här skedet hade vi stor hjälp från Ateas projektledare. Det var inte minst väldigt värdefullt att han inte levererade det vi beställde - utan det vi behövde. Vi ville ha en Vistaplattform, och det hade varit förhållandevis lätt att leverera det rakt av. Men i stället föreslog Atea att vi skulle göra en ordentlig analys av hur behovet såg ut, och vilka steg som behövde tas för att nå dit.
Det första steget definierar Kenneth Korpi och Sara Washer helt enkelt som "förberedelser". Tillsammans med Atea slog de bland annat fast vad som behövde finnas på plats inför utrullningen.
Inledande samarbete
- I det skedet tog vi bland annat fram gränser för hårdvaran vad som krävdes för att det skulle kunna fungera efter platt- formsskiftet, säger Kenneth Korpi. Förberedelsefasen gled så småningom över i en planeringsfas, då teamet bland annat bestämde en tidplan för utrullningen i de olika verksamhetsdelarna.
- Det var ett tajt schema, men det var tvunget. Vi
ville ju inte ha en situation med dubbla plattformar under så lång
tid, säger Sara Washer. När planeringen var klar hade det
hunnit bli höst och det var dags för själva utrullningen.
- Varje gång vi körde en utrullning, under nattetid, var vi på
plats ute i verksamheten direkt på morgonen för att se att det
fungerade och kunna svara på frågor.
Det hade flera fördelar, berättar hon. Användarna fick hjälp och kände sig trygga, samtidigt som det gjorde att medarbetarna på Axfood IT blev mer synliga.
- De fick ansikten på oss som jobbar här helt enkelt. Och det underlättar alltid i framtida kontakter, säger hon.
Ständig koll på situationen
Under våren kunde de sedan ägna sig åt att ta hand om "restlistan", som ändå inte hade hunnit bli särskilt lång.
- Nej, vi hade så bra koll under projek- tets gång, så det mesta löste sig väldigt smidigt. Det märktes att vi hade en bra projektledning, säger Kenneth Korpi.
I mars 2009 kunde sedan projektet stängas. Det gjordes i samband med att målet att ha implementerat Windows Vista på 90 procent av datorerna var nått. När arbetsteamet ett drygt halvår efter avslutat projekt blickar tillbaka, pekar de på den interna förankringen som en av framgångsfaktorerna.
Naturlig förankring av projektet
- Det blev ju en naturlig förankring, eftersom önskemålen ursprungligen kom från verksamheten. Eftersom det inte var ett it-projekt utan ett verksamhetsprojekt, var det lätt att få alla att vara med på de mål vi skulle sikta mot, säger Kenneth Korpi.
Han konstaterar att det emellertid
också byggde på att projektledaren, Anders Welander från Atea,
klarade att bygga upp ett förtroende hos alla inblandade.
- Och det lyckades han verkligen med, det var en väldigt positiv anda hela tiden.
Han tycker att samarbetet flöt på väldigt smidigt och
att hela projektet präglades av en lyhördhet hos alla parter.
- Alla har lyssnat aktivt när någon har framfört sina argument.
Det har inneburit att det inte alltid funnits en spikrak väg att
följa, utan att den har förändrats under projektets gång.
Genom att projektledaren sett till att teamet regelbundet har stannat upp ibland, har de kunnat reda ut problem i förväg - och därmed sparat tid i slutän- dan, anser Kenneth Korpi.
Andra bullar
- En rolig detalj är att projektledaren alltid hade med sig bullar till mötena. Det kanske låter ovidkommande, men det är det verkligen inte: sådana detaljer spelar stor roll för trivseln och underlättar därmed samarbetet. Det är faktiskt bara en sak som Kenneth skulle ha velat göra annorlunda i projektet, när han nu ser tillbaka på det.
- Vi skulle ha ställt högre krav på hårdvaran. Det är givetvis en budgetfråga, men nu blev det så att projektet vissa gånger kom i dålig dager på grund av brister i hårdvaran. Vi borde ha varit tuffare i det skedet, och argumenterat hårdare för bättre minimiprestanda.
Medveten närvaro
När teamet blir ombedda att komma med råd till andra som står inför liknande projekt nämner de först vikten av förberedelser - och av att vara fysiskt närvarande under utrullningen.
- Axfoods verksamhet är utspridd över ett flertal orter, så vi har varit noga med att planera in att det ska finnas it-ansva- riga på plats i samband med alla utrullningar, säger Sara Washer. Kenneth Korpi berättar att han tycker att det var väldigt lyckosamt att Ateas projektledare såg till att använda "good enough"-principen i en del lägen.
- Hade vi väntat in att det skulle vara perfekt innan vi gick vidare skulle vi inte kunnat hålla tidplanen. Genom att tydligt informera när det var "good enough" som gällde så var det lätt att få alla med på tåget och acceptera det. Nu är alltså Windows Vista på plats sedan ett tag tillbaka. Men inte heller det är ju det senaste operativsystemet - så hur ligger det då till medövergången till Windows 7?
- Jo, det finns konkreta planer för utrullning av det under våren. Tack vare att vi har genomfört det här projektet kommer det att gå mycket smidigare än bytet till Vista. Nu finns infrastrukturen på plats och vi kan fasa ut det gamla i takt med att hårdvaran byts ut, säger Kenneth Korpi.
