Mobil ordning och reda
Den moderna mobiltelefonen är ett avancerat arbetsredskap. Därför krävs det strategier när det är dags för nya telefoner till de anställda. Malmö Stad tog Atea till hjälp för att göra optimala investeringar.
Text Lotta Ringdahl Foto Adam Haglund
Artikeln hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 1/2009
När Malmö fick sitt stadsvapen för drygt 570 år sedan bodde knappt 5 000 invånare
innanför stadsgränsen. Det är cirka 1 000 personer färre än de som i dag är anställda av Malmö kommun och dessutom har tillgång till tjänstemobiltelefon. Staden har utvecklats - så även mobiltelefonens användningsområden. Visserligen finns det fortfarande de som bara använder telefonen till att ringa med, men för många har den blivit ett avancerat arbetsredskap med tillgång till nätet, e-post och kalender. Tidigare hade Malmö Stad ett system där de anställda själva fick gå iväg till en butik när det var dags att köpa ny telefon eller tillbehör. Systemet var både tidskrävande och framför allt svårt att överblicka.
- Behovet av struktur var uppenbart, säger Milena Parashkevova, som arbetar med kommunens upphandling.
När det var dags för upphandling igen konstaterade Malmö Stad att det krävdes något nytt. Allra helst ville kommunen ha en liknande struktur som den de redan hade när det gäller it. I konkurrens med stora telefonjättar var det just Atea som gick segrande ur upphandlingsstriden. Omedelbart därefter tillsattes ett produktråd med representanter från alla olika användare i kommunen.
- Produktrådet är något vi använder oss av oavsett vad vi säljer, förklarar Magnus Carlsson, kundansvarig på Atea. Rådets uppgift är att vara med och äga valet av produkter, och vi ger goda råd och berättar hur andra kunder gjort. Milena Parashkevova som arbetar med kommunens upphandling och Yvonne Soleus, it-sekreterare och beställare i stadsdelen Fosie, är båda mycket nöjda med hur enkelt det gått att sjösätta det nya systemet.
- Det var lite fartgupp i början, men så är det ju alltid, konstaterar de. Den stora förändringen för alla användare blev att de inte längre behöver ta sig till den speciella telefonbutiken nere på stan. I stället har de nu tillgång till åtta telefonmodeller som erbjuds via Ateas e-shop, och via deras interna e-handel i ekonomisystemet Raindance.
På taglig tidsvinst
Milena Parashkevova berättar att det förr tog två timmar i snitt när någon skulle ha en ny telefon. Nu räcker det med några knapptryckningar. I början fanns en oro att användarna skulle klaga när de inte längre kunde se och känna på telefonerna in real life. Men de allra flesta vande sig snabbt vid att handla via webben. Det finns även andra lösningar, som i stadsdelen Fosie.
- Vi, och en annan förvaltning, tog hem mobiltelefonerna till vårt vaktmästeri dit användarna kan gå om de ville klämma på telefonerna. Det fungerar jättebra, säger Yvonne Soleus.
Tillsammans med Atea har kommunen kommit fram till att de ska erbjuda åtta olika telefonmodeller, med fyra varianter. En variant för att enbart ringa på, en med synkfunktion så att det går att bland annat använda mejl, kalender och koppla upp sig på nätet. Dessutom finns en avancerad modell i utbudet. Den fjärde telefonmodellen är en extra tålig variant, som till exempel kan användas av anställda som arbetar utomhus.
Magnus Carlsson visar upp den gummivadderade telefonen och berättar att han låtit sin 6-årige son leka med den.
- Det säger en hel del om hur mycket den tål, säger han med ett skratt. Att modellutbudet är begränsat har gjort att man kunnat pressa priserna och beställningarna är betydligt smidigare och mindre tidskrävande än tidigare. Det finns fler fördelar med det nya systemet.
- Ja, nu kan vi se statistik över användandet varje månad; till exempel antal sms och samtalstid. Tidigare kunde vi bara se totalsumman, säger Milena Parashkevova.
Elektroniska fakturor
När de anställda handlade telefonerna i butik innebar det en hel del pappersarbete,
men det räknas numera till svunna tider.
- Nu har vi elektronisk fakturahantering och alla användare finns upplagda i systemet, påpekar Magnus Carlsson. Malmö Stads representanter har bara gott att säga om samarbetet. Att Atea tillsatte en speciell person till kommunens förfogande när avtalet var i hamn är ett extra plus, anser Milena Parashkevova och Yvonne Soleus.
- Ateas folk är väldigt tillgängliga hela tiden, säger de och tillägger att de fått god vägledning genom hela processen. Atea erbjuder även andra tjänster i systemet som kommunen ännu inte använder sig av.
- Men det planerar vi definitivt att göra framöver, fast vi ville börja i liten skala, förklarar Milena Parashkevova. Att Atea redan var på plats i kommunen underlättade att de vann upphandlingen om mobiltelefonin. Men Magnus Carlsson poängterar att ingenting är
självklart när det gäller upphandlingar.
- Att vi fick avtalet i konkurrens med flera stora bolag som bara sysslar med telefoni, tyder ju på att Atea förstår kundernas behov, säger han med ett leende. Milena Parashkevova och Yvonne Soleus nickar instämmande.
