Säker framtid med central klienthantering
Sweco investerade i en framtidssäkrad lösning - en centraliserad klienthantering för sin decentraliserade organisation. Lösningen blev Ateas Jumpstart och nu kan Sweco börja skörda frukterna av sitt arbete.
Text Nils Åhrström Foto Bengt Alm
Artikeln hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 1/2009
Swecos organisation har få centrala funktioner och kraven på it-avdelningen var höga för att teknikkonsulterna skulle kunna få det stöd de behövde i sina affärer. Bland målsättningarna fanns införande av Vista och Office 2007, effektivare processer för hantering av applikationer, hårdvara och installationer, mer kontroll, bättre övervakningsmöjligheter och ökad stabilitet.
Sweco består av helägda konsultföretag. Organisationen är extremt platt och decentraliserad med en geografiskt spridd verksamhet. Här arbetar 5 500 medarbetare på 87 orter i Europa och 15 orter i andra världsdelar. Därmed är Sweco en av de större aktörerna på marknaden.
- Sweco är ett företag i ständig förändring, berättar projektledaren Daniel Gräntz som hållit i projektet "Arbetsplats 2008" på Sweco Connect. Det är nästan dagsnoteringar på applikationer och licenser. Vi kände att vi inte hade någon effektiv klienthantering, alltför mycket fick göras manuellt och vi saknade ett tillförlitligt managementsystem.
Pilotprojekt
Sweco beslöt sig för att göra ett pilotprojekt tillsammans med ett av dotterbolagen. Projektet började med en workshop hösten 2007, där grunden till Ateas fortsatta arbete lades.
- Det gäller att inte bara rusa in i ett teknikprojekt som kan påverka en hel organisation, säger Daniel. Vi har insett vikten av att förankra besluten innan vi genomför dem. I workshopen med Atea, som var mycket pedagogisk och bra, deltog företagsledning, tekniker, projektledare och it-ledning.
- Man kan säga att resultatet blev en utvecklad nulägesanalys, med fokusområden och en översiktsplan. I dag står våra bolag på kö för att få upp den nya plattformen. Men innan dess var det mycket diskussioner för att få med alla på banan. Hur skulle vi kunna få in det här i organisationen, med vår decentraliserade struktur? Licenshanteringen var ett problem, liksom register och inköp; systerbolagen äger licenserna förutom basinstallationen.
Hemläxan till alla inblandade blev att inventera och analysera sina behov. Det fanns så många olika applikationer, antal och typer - vilka var egentligen affärskritiska?
- Det gällde att jobba sig ned till ett baspaket, där vi skulle ha ett antal komponenter som vi med säkerhet kunde bygga en dynamisk lösning på, berättar Peter Frodin, systemkonsult och ansvarig för utvecklingen av Ateas Jumpstartkoncept. Peter har tillsammans med Jens Nilstam, systemkonsult, hållt i trådarna från Ateas sida. Processen kring applikationerna har tagit mycket tid. Vilka fanns installerade, vilka användes verkligen, hur utnyttjades licenserna? Det är omöjligt att få kontroll innan man har en fullständig bild.
Ett gemensamt besök på Microsoft Management Summit våren 2008 blev därefter startskottet för själva projektet. Sweco har en uttalad Microsoftstrategi och vill använda standardiserade produkter. Eftersom Jumpstart bygger på just standardiserade Microsoftprodukter - som tillsammans med Ateas egenutvecklade tillägg ger ökad nytta
och effekt - var detta inget problem. Daniel, Peter och Jens gav sig i kast med att tillsammans utveckla plattformen och hanteringen av denna utifrån Ateas Jumpstartkoncept.
- Det finns många fördelar med ett paketerat erbjudande, fortsätter Daniel,och det känns verkligen som att vi har skapat en egen Swecoplattform. Grundstommen i lösningen var snabbt uppe och fokus låg från början på klienthanteringen.
Den överfördes så småningom till alla applikationer och Windows Vista, som var en utmaning i många fall. Det har kostat tid och pengar att få befintliga applikationer och funktioner att fungera, men i princip känner gruppen att det varit rätt val. Att vänta på Windows 7 hade medfört ytterligare fördröjning av en ny klientplattform och hanteringen av denna. I början av december 2008 började projektet kännas klart. Stor vikt har lagts på användarupplevelsen. Man har velat störa användarna så lite som möjligt vid införandet, de ska per automatik få tillbaka sina applikationer och specifik användardata. Ute i landet har befintliga servrar använts som distributionspunkter och värdar för tjänster. Det ökar hastigheten på installationerna och tillgängligheten för användarna.
- Nu har vi till exempel infört en dynamisk rollhantering, där vi kan rollbesätta installationer av operativsystem, drivrutiner och applikationer efter användare, bolag, land, befattning och hårdvara, berättar Peter. Eftersom Swecos verksamhet av naturliga orsaker innebär många personalförändringar måste lösningen
stödja detta.
Koll på läget
- Vi har uteslutande fått positiv feedback, berättar Daniel. Vi har en helt annan överblick och kontroll i dag - och med överblicken följer att vi kan se hur vi ska gå vidare. Central licenshantering var något som påbörjades i samband med projektet och där finns det mycket pengar att spara. Faktum är att Sweco i många fall var överlicensierade. När nu licensaffären har centraliserats och besparingarna börjat visa sig, så fortsätter
man med att centralisera inköp och nyttjande.
- Vi har teknikplattformen och nu kan vi börja addera funktionalitet. En utmaning kommer att vara utrullningen i övriga länder, att hitta språkneutrala lösningar eftersom vi har tio koncernspråk. Men projektet har även skapat en helt annan dialog med de it-ansvariga ute på dotterbolagen. Nu finns nya kontaktvägar och bättre relationer, så vi ser framtiden an med tillförsikt, avslutar Daniel.
