Trevligare arbetsklimat med smart kommunikation
Trioplast Industriers huvudkontor i Smålandsstenar är numera bara en knapptryckning bort från sina fabriker i sju olika länder. Långa avstånd mellan fabriker i en global koncern behöver inte längre vara ett problem – med en modern kommunikationslösning.
Artikeln är hämtad ur vår kundtidning Tomorrow nr 1/2012
Text Maria Eriksson Foto Christel Lind, porträtt och interiörer
Smålandsstenar är ett gammalt trevligt stationssamhälle längs med järnvägslinjen Halmstad-Nässjö. Orten är mest känd för sin tillverkningsindustri, framför allt inom plast. Trioplast AB är, med sina 370 anställda på huvudkontoret, det största företaget i kommunen. Förutom verksamheten i Småland finns företaget på ytterligare sju orter i Sverige; samt i Frankrike, Danmark, Finland, Tyskland och Saudiarabien.
Koncernen tillverkar bland annat den vita plasten till ensilagebalar med nyslaget hö på sommaråkrarna och svart plast till sopsäckarna.
– Tidigare jobbade vi isolerade var för sig inom företaget, nu löser vi problemen ihop. Det är både effektivare och trevligare, säger it-chef stefan karlsson på Trioplast.
Snabb och effektiv dialog
Att hålla igång en fungerande dialog mellan fabrikerna har tidigare varit krångligt.
– Man ringde runt och bokade, fixade flygbiljetter och planerade resor. Det blev ofta långa resvägar för alla. Allt skulle synkas och det var ibland besvärligt att få till möten. I dag ringer vi upp, bokar och ses via videokonferenssystemet. Det blir fler och kortare möten vilket innebär att projekten går snabbare och blir mer effektiva, säger Stefan Karlsson.
Företaget ägs av grundarfamiljen Larsson. Den familjära stämningen verkar kunna hållas även på den globala marknaden, delvis också tack vare kommunikationssystemet.
– Det är en stark fördel att se den person jag pratar med. Man ser reaktioner och får ytterligare en dimension. Dessutom går det att visa dokument på datorn samtidigt och diskutera. Tidigare löste vi problemen var för sig, trots att vi har samma tillverkning. Nu kan vi hjälpa varandra mer och samarbeta bättre, säger Stefan Karlsson.
Trevligare på jobbet
Han förklarar att medarbetarna kommer närmare personer i samma position på andra företag som de har kontakt med.
– Att ha videokonferens är nästan som att träffa dem. Det blir trevligare eftersom man jobbar mer ihop, får bättre kontakt och ett djupare samarbete, säger Stefan Karlsson.
– Det blir förstås en hel del resor ändå, fast för mig som har tre barn är för många resor inget positivt. Men inom koncernen inleder vi alltid med ett personligt möte, därefter kan videokonferenserna ta över, säger Stefan Karlsson.
Lync blev lösningen
Kommunikationslösningen består av Microsofts Lync, som har meddelandefunktioner i telefonerna och som integrerar med videokonferenssystemet på anläggningarna. Det innebär att medarbetarna kan chatta, använda röstsamtal och videosamtal från ett och samma verktyg. Att språket är krypterat med så kallade kryptonycklar är något som medarbetarna på Trioplast ser som en fördel. Det handlar om att skapa en säkrad kommunikation, där Lyncs kryptering är lika säker som de större bankernas.
– Nu kan alla inom koncernen se vilka medarbetare som är upptagna, när de blir lediga och det finns dessutom möjlighet att lämna meddelanden på ett smidigt sätt. Lync förenklar den interna kommunikationen och sparar tid, säger Henrik Börjesson på Atea i Göteborg som installerat systemet på Trioplast.
Mobila meddelanden
Förutom att förbättra den interna kommunikationen, ingår även extern telefoni och mobiltelefoner i projektet. Det innebär bland annat att man även ska kunna använda meddelandefunktioner i sina mobiltelefoner. It-chef Stefan Karlsson är nöjd med samarbetet med Atea.
– Integrationen gick smidigt och bra. Vi såg gemensamt över behoven i hela koncernen och styrde telefoniprojektet så att alla samtal går hit till Smålandsstenar. Vi har numera bara en telefonist i Sverige, säger Stefan Karlsson. Atea har gjort beräkningar som visar att anställda vinner femton minuter varje dag genom att använda Lync-systemet, tid som de kan använda till annat än att jaga kolleger och lämna meddelanden. Långt från gula post-it-lappar och telefonväxlar, med andra ord…
Chatta med översättning
På den globala marknaden, med olika språk och koncernspråket engelska, är Lyncs översättningssystem något som underlättar. Man kan chatta – skriva in närvaroinformation – på sitt eget språk och få det direktöversatt. Det som återstår på Trioplast är att
utbilda personalen. Finns det risk för att medarbetarna uppfattar sig som ”övervakade” av Lync?
– Det brukar inte vara ett problem. De flesta inser snabbt fördelen med att kunna välja själv om man kan ta telefonsamtal. Vill du inte prata med någon, trycker du bara in att du är upptagen och när du blir ledig. Du kan också styra över samtalen till ett mailsystem. Sedan kan den som söker dig återkomma när du är ledig, säger Henrik Börjesson och berättar att systemet är väl
utbyggt i våra grannländer Norge och Danmark.
– Atea hjälpte ett större nordiskt företag att ta bort 50 företagsväxlar och ersätta med ett enda system där alla kunde nås. Det blev förstås stora kostnadsbesparingar, berättar Henrik Börjesson. Ett annat exempel är en kund i Sverige med 21 kontor på olika orter som sänkte sina kostnader för kommunikation och telefoni från sex till två miljoner kronor per år. På Trioplast är hela kommunikationssystemet så nytt att man ännu inte kan se hur mycket man tjänar på lösningen, men på sikt tror de att besparingarna kommer att bli betydande. I dagsläget räknas vinsterna som höga vad gäller effektivitet, enkelhet och ett trevligare arbetsklimat. Ett resultat som alla i organisationen tjänar på!
